Organizacija kongresa & Planiranje

Podrška u natjecanju za kongres kroz prikupljanje informacija, materijala i dokumenata

Kreiranje i postav registracijskog obrasca sa svim podacima potrebnim za registraciju sudionika(on-line i off-line)

Primanje on-line registracija i daljnja obrada podataka (za liste sudionika, i akreditacije)

Individualna komunikacija sa korisnicima (sudionici, izlagači, VIP gosti, osobe u pratnji)

Redovna izvješća (prema dogovoru)

Educirano, ljubazno i uslužno osoblje na mjestu događanja

Priprema registracijskog i info stola

Naplata nenaplaćenih kotizacija

Naplata ”on-site” registracija

Svi potrebni materijali i oprema za rad djelatnika ProConvente (računala za fakturiranje, printeri za printanje računa, računovodstveni software, POS uređaj)

Korištenje naprednog on-line automatiziranog programa za registracije koji je jednostavan za upotrebu i pruža mogućnosti raznih izvještaja

Upravljanje financijama i izlaznim cijenama u svrhu pokrivanja troškova

Savjetovanje oko poreznih i zakonskih pitanja

Detaljno praćenje prihoda i rashoda

Periodična financijska izvješća (prema dogovoru)

Izdavanje predračuna, računa za avans i računa (temeljem prijava sudionika)

Naplata kotizacija i smještaja (bankovnim transferom i kreditnim karticama)

Uplate prema dobavljačima (dinamikom dogovorenom kroz ugovore)

Izrada završnog obračuna nakon završetka događanja

Savjetovanje oko strukture događanja

Poslovno planiranje

Odabir dobavljača, pregovaranje i ugovaranje

Organizacija cjelokupne logistike

Slanje pozivnica i follow up (telefonski ili elektroničkim putem)

Timeline management

Produkcija i koordinacija izrade svih materijala za službeni program i izložbeni prostor

Prijevoz svih materijala, distribucija i špedicija

On-site koordinacija i organizacija potrebnog osoblja (koordinatori, hostese, tehničari)

Organizacija postava svih dvorana uključujući postavljanje pozornica s definiranim postavom i sve vrste dekoracija

Narudžba i koordinacija posluživanja hrane i pića

Kontrola prolaza

Evaluacija događanja i anketiranje sudionika

Rezervacija karata za avione, autobuse, vlakove ili brodove

Briga o itinerarima

Individualni i grupni transferi

Rezervacija smještajnih kapaciteta (hoteli, kampovi, privatni smještaj)

Upravljanje kontingentima

Praćenje uvjeta plaćanja i otkaza

Individualne i grupne rezervacije

Briga o potrebama gostiju svih profila

Izrada detaljnog rasporeda događanja u skladu s mogućnostima lokacija

Planiranje i koordinacija programa u svima dvoranama

Koordinacija predavanja, poster sekcija i marketinških prezentacija

Individualni pristup predavačima i detaljno planiranje njihovog vremena

Savjetovanje oko najboljih tehnoloških rješenja za vaše događanje u svrhu promocije, registracija, znanstvenog programa i sponzorskih mogućnosti

Zakup i koordinacija audio vizualne opreme za konferencijske dvorane

Zakup i koordinacija opreme za simultano prevođenje

Planiranje i izvedba programa za osobe u pratnji

Planiranje i izvedba dodatnih programa za sudionike (pre i post ture) i izleta

Rezervacije restorana prema individualnim zahtjevima

Razne aktivnosti

Planiranje i izvedba svih društvenih događanja

Zakup i koordinacija audio vizualne opreme

Izbor i koordinacija svih vrsta usluga hrane i pića

Ugovaranje i organizacija nastupa raznih izvođača

Opremanje pozornice, dekoriranje i branding

Savjetovanje oko vizualnog identiteta kongresa

Komunikacija s grafičkim i web dizajnerom, dekoraterom i tiskarom

Narudžba i koordinacija grafičke pripreme, web dizajna i e-marketinških rješenja

Narudžba, koordinacija i distribucija tiskanog materijala

Narudžba, koordinacija i distribucija promotivnih materijala

Narudžba i koordinacija dekoriranja prostora i pozornica

Savjetovanje oko sponzorskih paketa

Priprema dokumentacije za sponzore, od ugovora do računa

Komunikacija sponzorskih paketa

Organizacija i nadgledanje implementacije dogovorenih usluga

Osmišljavanje sponzorskih mogućnosti za promociju od osnovnihweb bannera do vidljivosti u mobilnim aplikacijama i personaliziranih promotivnih poruka

Potpuna podrška kod organiziranja izložbenog prostora, od dizajna i kreiranja rasporeda do izrade sponzorskih štandova i njihovog postava

Komunikacija sa sponzorima i izvršenje svih dogovorenih usluga

Prodaja izložbenog prostora

Savjetovanje o trendovima u marketingu (u meeting industriji)

Promocija događanja kroz društvene mreže

Savjetovanje o marketinškim alatima, pr. newsletteri i internet oglašavanje

Kreiranje koncepta za promociju na sličnim događanjima